Offre d'emploi

Missions

 

Générale

 
L’assistant (e)  administratif (ve), sous la responsabilité du secrétaire général, assure l’ensemble des fonctions administratives, matérielles et financières permettant le bon fonctionnement de l’établissement en liaison avec l’assistante chargée du suivi de l’exécution du budget
 
 
 

Situation hiérarchique

 
Sous l’autorité de Myriam Fauré, secrétaire général de l’Institut Français de Pologne
 
 

Activites principales

Principales tâches

 
Gestion du personnel

• Suivi et préparation des contrats, des avenants (changement d’échelons,  modifications diverses  .. )
• Préparation de divers certificats suite à la demande du personnel
• Contact avec les autorités polonaises 
• Tenue des dossiers des personnels
• Elaboration de l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés, heures supplémentaires, suivi des vacations …)

 
Gestion courrier et factures
 

• Enregistrement du courrier et préparation du courrier pour signature
• Centralisation de toutes les factures des services et des contrats, préparation des copies des pièces justificatives pour le mandatement 
• Archivage
• Diverses traductions
• Autres tâches ponctuelles demandées par le SG en fonction des dossiers

 
 
Gestion budgétaire

• aide au mandatement des recettes sous AGE (logiciel de gestion) sous l’autorité de l’assistante chargée des mandatements
• Suivi des contrats et notamment des partenariats
• Copies + classement

 
Gestion matérielle

• Préparation  des commandes et suivi
• Gestion des stocks
•  Inventaire des biens
• Contact avec les fournisseurs (devis, contrat, suivi du service, traductions ..)
• Gestion des assurances

 
Tâches annexes :

• Gestion de l’agenda et du secrétariat de la directrice adjointe

 

Exigences du poste

 
Capacité d’organisation du travail, rigueur, autonomie
Respect des usagers et de la confidentialité
Capacité d’écoute
Capacité à prendre des initiatives
Bonne communication orale et écrite afin de nouer des relations de qualité avec les interlocuteurs internes et externes
Souplesse et fermeté dans le cadre des relations avec les opérationnels
Sens de l’organisation, respect des délais et procédures
Parfaite maîtrise de la langue française et du Polonais / anglais souhaité
Bonne maîtrise de l’outil informatique : EXCEL – WORD
 
Diplômes et formations

• Formation supérieure souhaitée
• Bonne connaissance de la matière financière et budgétaire
• Bilingue Polonais-Français
• Connaissance de la gestion des ressources humaines

 
 
Le poste est un poste à temps complet à pouvoir le 15 mars 2017. Les candidatures sont à adresser à [email protected] (lettre de motivation et curriculum vitae en français obligatoire).
Date limite de retour des candidatures le 4 mars.