Recrutement à l'Institut français Pologne (Varsovie)

Secrétaire des cours chargé de l'accueil (public)

Missions

Générales

Placé(e)) sous la responsabilité de la directrice des cours, le ou la secrétaire des cours / agent accueil a pour mission d’assurer l’information du public sur l’offre des cours, des certifications et des événements culturels ainsi que de gérer des inscriptions et réinscriptions des élèves. Il ou elle peut, dans le cadre de ses fonctions, être amené à informer et aiguiller le public ou les visiteurs sur l’ensemble des services et des espaces de l’établissement (médiathèque, administration, cours).

Spécifiques

• assurer l’accueil physique et l’information du public et des visiteurs (courriels, téléphone)
• gérer les inscriptions et les relations avec les clients avant, pendant et après la vente
• contribuer à la promotion, à la diffusion, à la commercialisation et au suivi de l’offre de produits pédagogiques offerts par l’IFP ainsi que des événements culturels organisés, in situ ou hors les murs par l’Institut français de Pologne

Lieu d’affectation

Institut Français de Pologne, antenne de Varsovie

Service des cours, ul. Widok 12, 00-023 Varsovie

Situation hiérarchique

Sous l’autorité directe de la directrice des cours

Principales tâches

• accueil des publics et standard téléphonique de l’IFP Varsovie, orientation vers ses différents services et diffusion des informations administratives et culturelles.
• accueil et inscriptions des élèves par téléphone, par courriel et en vis-à-vis,
• information, conseil aux clients et inscriptions aux cours collectifs,
• saisie des inscriptions dans le logiciel HANAF : saisie et actualisation des fiches individuelles, répartition des élèves et organisation des groupes de cours, établissement des attestations, suivi des paiements, etc.,
• communication avec les élèves et les enseignants,
• inscriptions des candidats aux tests de placement,
• encaissement des recettes (cours et examens) et établissement des factures pour les clients,
• relance des clients par téléphone et par courriel,
• soutien à l’organisation des sessions d’examens (information sur la procédure d’inscription, délivrance des attestations d’inscription, de réussite et des diplômes, etc.),
• aide à l’organisation d’évènements promotionnels et participation, si besoin, à ceux-ci,
• traductions occasionnelles liées à l’activité du service,
• gestion des clés et planning des salles de cours,
• réception du courrier et transmission au secrétariat général

Qualités personnelles

• Bonne culture générale
• Sens de la représentation d’un établissement public, respect du client, discrétion et diplomatie
• Adaptabilité à des niveaux et des publics d’apprenants variés, aisance relationnelle, capacité d’écoute et d’analyse des besoins
• Capacité à travailler sous pression de temps, expérience en gestion des conflits commerciaux, résistance au stress
• Capacité à travailler en autonomie
• Dynamisme, réactivité, serviabilité, disponibilité   

Qualités professionnelles

• Excellente connaissance des produits (cours, méthodes, clientèles, enseignants, niveaux du CECR)
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (logiciels de base Word, Excel, messagerie électronique)
• Capacités linguistiques : bilingue polonais/français, une bonne maitrise de l’anglais est un plus
• Rigueur administrative, capacité à respecter les délais et à mettre en œuvre des procédures, sens de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe et à se substituer à une collègue en cas d’absence
• Autonomie, polyvalence, esprit d’initiative
• Ponctualité

Disponibilité en cas de modification des horaires de travail liée aux contraintes du fonctionnement du service 

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CONDITIONS DE RECRUTEMENT

Poste : temps partiel, 29 heures / semaine (80%) susceptible d’évoluer à temps plein (36 H/semaine)

Avantages : Prise en charge aide médicale complémentaire. 33 jours de congés par an pour un temps plein

Type de contrat : contrat à durée déterminée de 3 mois, avec renouvellement de 9 mois, puis 12 mois, et possibilité de CDI.

Date de début : le poste est à pourvoir à partir du 1/07/2019

Entretiens : convocations pour la semaine du 17 juin

Candidatures : transmettre un CV en français accompagné d’une lettre de motivation en français avant le 7 juin 2019 à Myriam Fauré, secrétaire générale ([email protected]), Anna Topor, Directrice des cours ([email protected]) et à Marzena Dabrowska, assistante SG ([email protected])